Velferdspermisjoner i Apotek 1 og Boots m.fl.

cycling-3705286_1920_bildet_er_tatt_av_franck_stewarts_fra_pixabay.jpg
bildet_er_tatt_av_franck_stewarts_fra_pixabay

Velferdspermisjoner i Apotek 1 og Boots m.fl.

Jobber du i Apotek 1, Boots eller i et annet apotek som bruker Virkes apotekoverenskomst, har du kanskje lurt på når du kan få velferdspermisjon? Frem til 2018 fantes det en «smørbrødliste», denne ble erstattet med en plikt for arbeidsgiver til å gjøre en faktisk og begrunnet vurdering.

Av Andrea Svensson og Jon Ole Bjørklund Whist

Hvorfor har vi bestemmelse om velferdspermisjoner?

Velferdspermisjoner er korte lønnede permisjoner, som skal bidra til å hjelpe arbeidstakerne i livssituasjoner der det kan være upraktisk eller tøft å gå på jobb, eller å bli trukket i lønn. Arbeidstakere som slipper å «tape lønn» når de skal til legen, i en begravelse, eller på en konferansetime, blir mer fornøyde og vennlig innstilt til arbeidsplassen sin. Velferdspermisjoner bidrar til et godt arbeidsmiljø.

Bestemmelsen fokuserer på at arbeidsgiver har en plikt til å gjøre en konkret vurdering, og å dokumentere dette, eventuelle avslag skal gjøres skriftlig, og vurderingen skal bygge på arbeidstakerens behov.

Bestemmelsen om korte velferdspermisjoner

Fra 2018 er det denne bestemmelsen som gjelder.

§ 6-5 Korte velferdspermisjoner

Apotekets leder kan innvilge inntil 10 hele dager lønnet velferdspermisjon pr år. Søknad fra arbeidstaker skal gjøres skriftlig og begrunnes.

I behandling av søknaden skal apotekets leder foreta en helhetlig vurdering, og bl.a. vurdere følgende elementer:

  • Betydning for arbeidstaker
  • Praktisk livsfasebehov
  • Helsemessige grunner

Dersom apotekets leder avslår søknaden, skal også dette gjøres skriftlig og begrunnes.

Arbeidstakere i kjedeapotek kan bringe et avslag inn for hovedtillitsvalgtgruppen i kjedeapotek, som kan ta det opp med kjedeledelsen.

Arbeidstakere i ikke-kjedeeide apotek kan bringe saken inn for Farmaceutenes sekretariat, som kan ta det opp med Virke.

Dersom avslaget opprettholdes må arbeidstakeren innrette seg etter dette.

At et avslag har vært revurdert forhindrer ikke at problemstillingen kan tvistes etter ordinære bestemmelser.

Når det søkes om velferdspermisjon, er det denne bestemmelsen som regulerer hvordan det gjøres, og hva som skal vurderes.

Bestemmelsen skiller seg fra tidligere bestemmelser, ved at den ikke har noen opplisting av typetilfeller.

Hvordan var det tidligere?

I den gamle overenskomsten var det listet opp konkrete tilfeller der arbeidstaker kunne be om velferdspermisjon. Det var litt ulike formuleringer, knyttet til de ulike alternativene, bl.a. nedenstående;

  • «For tilvenning i barnehage kan farmasøyt innvilges permisjon med lønn i inntil 3 dager»
  • «Det tilstås velferdspermisjon med lønn i inntil 3 dager ved dødsfall i nær familie. Som nær familie regnes ektefelle, barn, barnebarn, foreldre, besteforeldre, søsken, svigerinne, svoger, svigerforeldre og svigerbarn. Hvis tungtveiende velferdsgrunner foreligger, kan det gis ytterligere permisjon med lønn i inntil 3 dager.»
  • «Ved endring av bosted gis 1 dags permisjon med lønn.»
  • «Arbeidstaker som følger sitt barn til SFO/Aktivitetsskole for første gang gis inntil 1 dags permisjon med lønn. Det samme gjelder barnets første skoledag.»
  • «Når foreldre blir innkalt til konferansetime i grunnskolen gis permisjon med lønn for inntil 2 timer når konferansetimen ikke kan legges utenfor skoletid.»
  • «For ansatt i 35 timers post eller mer gis det permisjon med lønn for undersøkelser, behandling og kontroll av lege, tannlege, samt inntil 12 behandlinger pr år av fysioterapeut etter anvisning fra lege. (…) Det dreier seg her om tilfelle hvor det ikke er mulig å få time utenfor arbeidstiden.
  • «Det gis permisjon med lønn på eksamensdager. Slik permisjon gis for eksamen eller deleksamen ved universitet eller høgskole i fag som er relevante for apotekarbeid. Det gis permisjon med lønn 1 lesedag (arbeidsdag) for hver eksamensdag.»

Understrekningene indikerer punkter som var utfordrende med den tidligere bestemmelsen.

Utfordringer med tidligere bestemmelser

Foreningen fikk stadig inn spørsmål, og problemstillinger, knyttet til de gamle bestemmelsene. Eksempelvis var det ikke i strid med tidligere bestemmelser å avslå velferdspermisjon ved barnehagestart, eller å kun innvilge det for én dag. Det var også eksempler på at permisjon ved dødsfall ble innvilget for kun en dag, eller endog ble avslått, og at det ved første skoledag kun ble innvilget permisjon for noen timer.

Gjennomgående var det vanskelig for HTV-gruppene og sekretariatet å bistå, da søknader og avslag ble gjort muntlig, og i praksis derfor ikke var mulig å etterprøve. Ofte ble det "ord-mot-ord", når man forsøkte å rydde opp.

Det var også problematisk at tilfeller som ikke eksplisitt var listet opp, ble avslått. At en nær venn dør kan være vel så krevende, som at en godt voksen bestefar går bort. Merk også at en stefar, eller oldemor, eller oldebarn falt utenfor den tidligere bestemmelsen.

Det var heller ikke eksplisitt listet opp det å følge barn til lege/tannlege/behandling.

At en bestemmelse er «klar» hjelper lite, når den ikke dekker de behov man har. I det hele tatt bar bestemmelsene preg av å ha blitt til i en annen tid.

Enklere, mer fleksibelt og etterprøvbart

I forhandlingene med Virke i 2018 var arbeidsgiversiden også representert ved HR-direktørene i Apotek 1 og Boots. Utforming av bestemmelsen om velferdspermisjon ble grundig behandlet, og alle partene var enige om at en ny bestemmelse ikke betydde at de gamle velferdsgrunnene ble fjernet. En ny bestemmelse skulle være mer generell, slik at også ting man tidligere ikke hadde regulert, kunne gi rett til permisjon. Bestemmelsen skulle være enklere, mer fleksible og etterprøvbar.

Det var enighet om at de forhold som den tidligere overenskomsten listet opp, fortsatt ville være naturlig å kunne innvilge velferdspermisjon for, men da etter en konkret helhetlig vurdering av bl.a.:

  • Betydning for arbeidstaker
  • Praktisk livsfasebehov
  • Helsemessige grunner

Fokus på prosess

Den nye bestemmelsen fokuserer på prosessen. Bestemmelsen er generelt utformet, og gir føringer på hvordan både arbeidstaker og arbeidsgiver skal gå frem – når arbeidstaker ønsker velferdspermisjon. I stedet for å ramse opp ulike situasjoner som gir rett til velferdspermisjon, legger bestemmelsen heller føringer på hvordan man skal avgjøre om situasjonen bør gi grunnlag for permisjon.

Sånn er fremgangsmåten:

  1. Arbeidstaker søker (skriftlig)
  2. Arbeidsgiver foretar en helhetlig vurdering, og innvilger velferdspermisjon
  3. Hvis arbeidsgiver – etter en helhetlig vurdering – avslår søknaden, skal det begrunnes og gjøres skriftlig
  4. Hvis arbeidstaker er uenig i avslaget, kan det sendes til HTV-gruppen i kjeden (eller til sekretariatet om man ikke jobber i en kjede), for vurdering
  5. HTV-gruppen/sekretariatet kan velge å ta det opp med arbeidsgiversiden
  6. Blir man fortsatt ikke enige, kan det tvistes videre, og til sist ende i Arbeidsretten

En utvidet rett til velferdspermisjon

Med den nye bestemmelsen kan man altså søke om fri med lønn (velferdspermisjon) dersom man av ulike grunner har behov for det, også i situasjoner som ikke var listet opp i den gamle overenskomsten. Her er det en forskjell på vår overenskomst, og overenskomsten til apotekteknikerne.

Til forskjell fra den gamle ordningen trenger man ikke lenger å vise til én konkret opplistet velferdsgrunn, som for eksempel «dødsfall i nær familie».

Den nye ordningen er ment å gi rom for konkrete vurderinger av den enkeltes behov, også i situasjoner som tidligere ikke var listet opp. For eksempel ved dødsfall i nær vennekrets – en situasjon som etter den gamle ordningen ikke ville gitt permisjon, et annet eksempel kan være å følge et kjæledyr til veterinæren.

Hvorvidt du får innvilget permisjon avhenger av hvilken begrunnelse man oppgir til arbeidsgiver i den skriftlige søknaden. For arbeidsgiver kan det fremstå like rimelig å gi permisjon for dødsfall i nær vennekrets som i nær familie, hvis det er godt begrunnet. Arbeidsgiver får derfor også fleksibilitet etter den nye ordningen, ettersom arbeidsgiver kan innvilge velferdspermisjon i situasjoner der det fremstår som beste løsning for arbeidstakeren.

Den nye ordningen er derfor ikke ment å innskrenke arbeidstakers rett til velferdspermisjon, men snarere tvert imot utvide retten arbeidstaker har til inntil 10 dager fri med lønn dersom det skulle være behov for dette.

 

dentist-428645_1920_bildet_er_tatt_av_michal_jarmoluk_fra_pixabay.jpg

bildet_er_tatt_av_michal_jarmoluk_fra_pixabay

Legetimer, tannlegetimer og behandlinger

Som et utgangspunkt bør arbeidstakere, og særlig arbeidstakere med en varierende arbeidstid, søke å legge legetimer, tannlegetimer og behandlinger til sin fritid. Jobber du tidlig, kan du forsøke å få en time på ettermiddagen. Det er ingen åpenbar grunn til at timeavtaler den ansatte kan påvirke, skal legges i arbeidstiden.

Går man i et fast behandlingsopplegg, bør det også være mulig å søke å finne tider som ikke sammenfaller med planlagt arbeid.

Samtidig er det en rekke slike timer man i praksis ikke har styring over, får man innkalling til poliklinikken på sykehuset, tar man den timen. Det å måtte vente fire måneder på neste mulighet, er åpenbart ikke et alternativ.

Det at arbeidsgiver på kort varsel (mer eller mindre i tråd med overenskomsten) foretar endringer i arbeidstid, som medfører behov for å be om velferdspermisjon kan også være en utfordring.

I den skriftlige søknaden bør man som arbeidstaker liste opp alle de forholdene som er relevante, og som underbygger behovet for velferdspermisjonen.

Send en skriftlig og velbegrunnet søknad

Søknad om velferdspermisjon skal gjøres skriftlig. Det gir arbeidsgiver noe håndfast å forholde seg til, og det sikrer også notoriteten – dokumentasjonen for hva du har søkt om. Skriftlig søknad kan sendes som epost, hvis ikke arbeidsgiver har egne rutiner for hvordan det skal søkes. I søknaden bør man begrunne hvorfor man trenger permisjonen, og siden arbeidsgiver er forpliktet til bl.a. å vurdere følgende elementer, er det en fordel om du også begrunner søknaden i det eller de elementene som er relevante:

  • Betydning for arbeidstaker
  • Praktisk livsfasebehov
  • Helsemessige grunner

Jo grundigere du er i utformingen av søknaden din, jo lettere er det for arbeidsgiver å foreta en god og saklig saksbehandling. Det betyr ikke at en god søknad automatisk blir innvilget, men arbeidsgiver må nødvendigvis knytte noen kommentarer til hvorfor den eventuelt avslås, på tross av de momentene du har kommet med.

Det er også et selvstendig poeng å søke så tidlig som mulig. Jo tidligere du søker, jo større handlingsrom har apoteker for å finne en løsning, og jo lettere bør det være å få aksept.

Arbeidsgiver står ikke fritt til å avslå en søknad

 I vurderingen av om velferdspermisjon skal innvilges MÅ arbeidsgiver foreta en helhetsvurdering der blant annet disse elementene inngår; betydningen permisjon har for arbeidstaker, praktisk livsfasebehov arbeidstaker har og helsemessige grunner for arbeidstakeren.

Listen er ikke uttømmende, noe som vil si at andre forhold også kan vurderes og vektlegges. Arbeidsgiver har imidlertid plikt til å vurdere søknaden ut fra hensynet til arbeidstakeren, og ikke bare ensidig legge vekt på ulempen en eventuell permisjon vil ha for apoteket.

Eksempel på betydning for arbeidstaker

Momenter som naturlig faller inn under dette punktet er familiekriser og sorg, kompetanseutvikling (eksamen) og for så vidt også behov som oppstår i forbindelse med skifte av bopel/flytting.

Praktiske livsfasebehov

Momenter som naturlig faller inn under dette punktet vil være alt knyttet til barn, slik som barnehagetilvenning, skolestart, konferansetimer, planleggingsdager, og oppfølging av barns helsemessige forhold (følge til lege, tannlege, etc.). Her vil også ivaretakelse av syke nærstående og gamle foreldre m.m. komme inn, slik som flytting til sykehjem, oppfølging av hjemmetjenesten, følge til lege/behandling, m.m.

Helsemessige grunner

Momenter som naturlig faller inn under helsemessige grunner er alt av legetimer, tannlegetimer og behandlinger, både for deg selv, barn, livspartner (f.eks. henting etter dagkirurgi) og foreldre/andre nærstående. Helsemessige grunner vil kunne ha grenseflater mot sykeoppfølging, men det er ingen automatikk i at det ene skal medføre det andre.

Som tidligere nevnt vil det være fordelaktig om man søker å legge timeavtaler til fritiden, så langt det lar seg gjøre, og kommentere dette særskilt i søknaden

Avslag må skriftlig begrunnes

Dersom apoteker avslår søknaden om velferdspermisjon, må dette gjøres skriftlig og begrunnes. Apoteker skal få klart frem hvordan de ulike hensynene er vurdert og vektlagt, og hvorfor apoteker mener det ikke er grunnlag for å innvilge velferdspermisjon for arbeidstaker.

Bemanningssituasjonen på apoteket vil selvsagt kunne være et moment som apoteker tar med i betraktningen. Jo tidligere apoteker får søknaden, jo bedre tid har apoteker på å kunne finne vikar, eller til å dekke bemanningsbehovet på annen måte.

At man arbeider på et apotek med marginal bemanning, slik at det «alltid» er apoteker selv som må dekke opp, er etter Farmaceutenes syn ikke alene tilstrekkelig til å begrunne et avslag.

Det er det etter vårt syn heller ikke, dersom «vikarsituasjonen» i den delen av landet er «utfordrende».

Avslaget er etterprøvbart

Dersom du mener at arbeidsgiver burde ha innvilget søknaden, men du likevel fikk avslag, kan du videresende arbeidsgivers skriftlige begrunnelse til hovedtillitsvalgte, eller til oss i Farmaceutene dersom du er ansatt i et ikke-kjedeeid apotek.

Parallelt bør du be om å få bruke eventuelle avspaseringstimer, eller å få permisjon uten lønn.

Det er ikke alltid mulig for HTV-gruppen og sekretariatet å få en god dialog og avklaring med arbeidsgiver, før tidspunktet for permisjonen er passert. Imidlertid vil det alltid være mulig, i etterkant, å gi en økonomisk kompensasjon for tapt lønn, dersom man kommer til at permisjonen burde vært innvilget.

Hvordan telles fraværet?

Bestemmelsen gir rett til inntil 10 dager velferdspermisjon. Den regulerer ikke timer, eller halve dager. Det er likevel full anledning til å finne den typen løsninger lokalt.

Dersom fraværsbehovet er en halv dag, kan man godt bli enige om at inntil 10 dager også kan leses som inntil 20 halve dager.

Så kan det forekomme situasjoner der arbeidstaker har behov for å være borte i to timer, og får innvilget velferdspermisjon (bruker opp en dag), men arbeidsgiver insisterer på at man skal returnere etter de to timene og jobbe resten av dagen. Dette er heller ikke eksplisitt regulert, men Farmaceutene legger til grunn at dersom man er innvilget velferdspermisjon, og det betyr at man «bruker opp» en dag, så skal man ikke trenge å returnere til jobb den dagen.

I praksis tror vi dette vil finne sin løsning lokalt, eventuelt med bistand og dialog mellom HTV-gruppen og HR i kjeden.

Hvor sendes klager

Dersom du har søkt, og fått avslag, sender du klage (vedlagt arbeidsgivers begrunnede skriftlige avslag) til din HTV-gruppe på:

HTV-apotek1@farmaceutene.no eller HTV-boots@farmaceutene.no, og jobber du ikke i en kjede, sender du klagen til bistand@farmaceutene.no