Stedfortreder for apoteker - hva krever Legemiddelverket?

football-4526606_1920_image_by_alex_fox_from_pixabay.jpg
Image by Alex Fox from Pixabay

Stedfortreder for apoteker - hva krever Legemiddelverket?

Funksjonen som stedfortreder må ha et reelt innhold, med fullmakter og gjensidige rettigheter og plikter. Kravet om stedfortredere er ikke oppfylt bare med navn på en liste. Farmaceutene har spurt Legemiddelverket hva som kreves ut over det.

Oppdatert 27.08.21

Ansatte i norske apotek er kjent med at dette er en godt regulert bransje. Ulike apotekarbeidsgivere har sine interne prosedyrer og retningslinjer som skal følges, og Apotekforeningen har utviklet bransjestandarder som deres medlemmer skal følge. Felles for alle rutiner, retningslinjer, prosedyrer og standarder, er likevel at de må ivareta de kravene som stilles i Apotekloven og Apotekforskriften.

Krav til forsvarlig bemanning og apotekers tilstedeværelse

Det er i Apotekloven § 4-3 vi finner kravet til forsvarlig bemanning av apoteket, og kravet om at det alltid skal være en farmasøyt til stede.

§ 4-3. Personalkrav

Apoteket skal ha et faglig personale som i antall og kompetanse er tilstrekkelig til å sikre god kvalitet på og sikkerhet ved apotekets oppbevaring, tilvirkning, ekspedisjon og utlevering av legemidler. Apotekkonsesjonæren skal medvirke til nødvendig videre- og etterutdanning.

Minst en person tilhørende apotekets farmasøytiske personale skal være til stede i hele åpningstiden.

Departementet kan i forskrift gi nærmere bestemmelser om personalkrav i apotek og om apotekkonsesjonærens medvirkning til videre- og etterutdanning.

Apotekerens forpliktelse til å være til stede i apoteket, følger av Apotekforskriften § 15.

§ 15. Apotekerens tilstedeværelse i apoteket

Apotekeren skal være tilstede i apoteket og i tilhørende filialapotek i et omfang som sikrer at han eller hun ivaretar sine funksjoner som daglig leder. Apotekeren skal minst være til stede i en tid tilsvarende halv stilling.

Apotekeren skal utføre en vesentlig del av sine lederoppgaver i apotekets lokaler, eller i lokaler beregnet på dette i apotekets umiddelbare nærhet.

Med åpningstider som strekker seg fra tidlig morgen, til langt utpå kvelden, og i helger, sier det seg selv at apotekeren ikke alltid kan være tilgjengelig. Det er her kravet om stedfortreder kommer inn.

Krav om stedfortredere

Kravet om stedfortreder er gitt i Apotekforskriften § 16, men kommunikasjon mellom Farmaceutenes sekretariat og medlemmer i apotek, tyder på at dette er en bestemmelse det syndes en god del mot. Delvis ved at det ikke er etablert en stedfortrederfunksjon, og delvis ved at den som evt. er tillagt funksjonen knapt er klar over dette selv.

§ 16. Stedfortredere

Når apotekeren ikke er til stede i apoteket, skal apotekets daglige drift overlates til en person blant apotekets farmasøytiske personale, jf. apotekloven § 4-1. Stedfortrederen skal ha de nødvendige fullmakter til å ivareta sine oppgaver. Apotekeren skal sørge for at hele personalet er informert om hvem som til enhver tid virker som stedfortreder.

Legg innledningsvis merke til at overskriften på bestemmelsen er "stedfortredere", i flertall. I dette ligger en forventning om at det alltid skal være en fungerende stedfortreder for apoteker, dersom apotekeren ikke kan håndtere "den daglige drift". Hvor grensen går for "daglig drift" vil nok variere, men dersom eksempelvis apoteket har lange åpningstider, må rutiner og fullmaktsstruktur ta høyde for dette, og da kan det være behov for mer enn en stedfortreder, for å oppfylle forskriftens krav.

Er man eneste farmasøyt på jobb en dag, eller deler av en dag, kan det anføres at man for aller praktiske formål er stedfortreder for apoteker. Det betyr ikke dermed at stedfortrederfunksjonen inntrer det øyeblikk apoteker forlater lokalene, men det er samtidig uklart hvor lenge fraværet kan være, før "den daglige drift" må overlates til stedfortreder. Farmaceutene legger som et utgangspuntk til grunn at dersom en apoteker er fraværende fra apotekets lokaler én dag, må det være en stedfortreder som ivaretar driften denne dagen.

Farmaceutene har i kommunikasjon med Statens legemiddelverk (SLV) spurt om stedfortreder utpekes ad-hoc, eller fast, og fått bekreftet at stedfortreder skal være fast utpekt..

SLV skriver videre:

"Under er ordlyden i avvik vi har gitt ved tidligere tilsyn. Det anses som et stort avvik. [At det ikke er utpekt fast stedfortreder. Red.anm.]

Stedfortreder for apoteker: Det er ikke etablert en stedfortrederfunksjon ved apoteket. Dette er avvik fra apotekforskriften § 16. [S] (observasjon x)."

Som nevnt er det likevel ikke tilstrekkelig at det er etablert en stedfortrederfunksjon, stedfortrederfunksjonen må også ha et reelt innhold; det holder ikke med en liste med navn.

Farmaceutene stilte derfor spørsmål til SLV om "det ved tilsyn fra Legemiddelverket skal kunne fremlegges en kontrakt/avtale med den som er fast stedfortreder, der det fremgå hvilke fullmakter og oppgaver vedkommende har, i egenskap av stedfortreder?"

Svaret fra SLV var:

"Ja. Vi krever at det i avtalen er angitt at stedfortreder har tilstrekkelige økonomiske fullmakter og fullmakter for disponering av personalressurser. Det skal være angitt et beløp som stedfortreder kan disponere til bestilling av nødvendig utstyr til forsvarlig drift av apoteket ved behov for akutt innkjøp. Og stedfortreder skal også ha fullmakt til innkalling av ekstra personale ved  behov for å sørge for forsvarlig drift.

Under er ordlyd i avvik som er gitt:

Stedfortreder for apoteker: Stedfortrederen har ikke de nødvendige fullmakter til å ivareta sine oppgaver. Dette er avvik fra apotekforskriften § 16. [S] (observasjon x).

Under er et eksempel på observasjon som er referanse til et avvik der stedfortreder ikke har nødvendige fullmakter.

I stillingsinstruks til stedfortreder er det ikke angitt hvilke fullmakt vedkommende har for disponering av økonomiske ressurser og disponering av personalressurser."

Funksjonen som stedfortreder skal altså ha et reelt innhold. Stedfortreder skal ha en stillingsinstruks for funksjonen, og tydelig angitte fullmakter for å disponere personalressurser og økonomiske ressurser.

Skal stedfortreder ha tillegg?

Spørsmålet om man som stedfortreder skal ha tillegg, avhenger av hva man har avtalt i forbindelse med at man tok jobben. Hvis man med åpne øyne tar på seg funksjonen som stedfortreder, etter å ha forhandlet seg frem til en arbeidsavtale der man er fornøyd med kompensasjonen, må man leve med konsekvensene.

De færreste farmasøyter i norske apotek har imidlertid bestemmelser om dette i sine individuelle arbeidsavtaler. Derimot finnes det reguleringer i overenskomstene/tariffavtalene.

Norsk medisinaldepot AS - Vitusapotek

I overenskomstens del B inngått mellom NMD og Farmaceutene, er stefortredergodtgjørelsen regulert i pkt 6.1.4. Dette gjelder alle kjedeeide Vitusapotek, samt alle de ikke-kjedeeide apotek som har bundet seg til å følge NMD-overenskomsten. (Se liste her).

"6.1.4 Stedfortredergodtgjørelse

Når apotekeren er fraværende utbetales et tillegg på 12,5% til den farmasøyt som fungerer som apotekers stedfortreder i minst 7 dager i sammenheng. Det skal ikke betales stedfortredergodtgjørelse hvis det utbetales førsteprovisortillegg/første- farmasøyttillegg.

Når bestyreren er fraværende utbetales et tillegg på 12,5% til den farmasøyt som fungerer som bestyrers stedfortreder i minst 7 dagers i sammenheng. I det aktuelle tidsrom forutsettes stedfortreder for bestyreren å arbeide minimum 30 timer pr. uke."

Bestemmelsen innebærer for alle praktiske formål at stedfortreder ikke får kompensert for oppgaven dersom apoteker har korte fravær fra apoteket.

Apotekoverenskomsten Virke-Farmaceutene

Frem til endringen av overenskomsten i 2018 hadde også Virke-overenskomsten en bestemmelse tilsvarende NMD-overenskomsten. I revisjonen fikk Farmaceutene gehør for det urimelige i at stedfortredertillegget først slo inn den syvende dagen uten apoteker. I Virke-overenskomsten er derfor godgjøringen regulert på en annen måte, i det man erkjenner at stedfortreder nødvendigvis må holde seg faglig og rutinemessig oppdatert, slik at funksjonen kan ivaretas ved et hvert fravær. Tillegg for denne funksjonen skal derfor innarbeides i grunnlønnen. Den konkrete bestemmelsen ligger i Virke-overenskomstens § 5-2-2:

"§ 5-2-2 Lønnsfastsettelse ved særskilt ansvar

I forbindelse med lønnsfastsettelse kan det gis lønnstillegg i grunnlønn basert på særskilt funksjon eller ansvar.

Arbeidstaker som er fast stedfortreder, eller innehar andre særskilte funksjoner eller ansvarsområder, skal få tilbud om særskilt forhandling om lønnstillegg til grunnlønn.

Arbeidstakere som gjennomfører etter- eller videreutdanning, som har relevans for stillingen og bedriftens utviklingsplan og behov, kan be om en ny lønnsvurdering.

Arbeidstaker kan be om å bli bistått av tillitsvalgt i prosessen. Kriteriene for lønnsfastsettelse skal anvendes."

Bestemmelsen gir den som er fast stedfortreder en rett til en særskilt forhandling. I det ligger at alle farmasøyter som ikke har hatt en slik forhandling, og ikke er tilbudt en slik forhandling, må be om en slik forhandling.

Hva utfallet av en slik forhandling bør være, er et spørsmål for seg selv, men til sammenlikning; Med 52 uker i et år og en årslønn på kr 500.000,-, vil lønnen pr uke være ca kr 9.600,- (vi ser her bort fra ferier, høytidsdager, m.m.). Et tillegg på 12,5 % utgjør da pr uke kr 1.200,-, og kr 6.000,- pr år om man fungerer i fem uker.

Hvorvidt dét er rimelig kompensasjon, er et helt annet spørsmål.

Må man være stedfortreder - kan man pålegges dette?

Svaret er kanskje, det må bero på en totalvurdering av hva man har avtalt.

Styringsretten gir arbeidsgiver en vid adgang til å håndtere et arbeidsforhold og instruere sine arbeidstakere, men den er ikke altomfattende. Rammen for et hvert arbeidsforhold er avtalen som inngås mellom arbeidsgiver og arbeidstaker, og suppleres av overenskomster/tariffavtaler, lover og forskrifter.

Dersom man ved ansettelsen aldri diskuterte muligheten for at man skulle kunne pålegges et stort ansvar, omfattende fullmakter, og behov for å holde seg oppdatert på rutiner og prosedyrer, vil det være nærliggende å konkludere med at arbeidstakeren kan motsette seg en slik funksjon.

Har man derimot fått opplæring, fått fullmakter, fått nødvendige tilganger i systemene, så vil det trekke i motsatt retning.

Hvilken kompensasjon man mottar for funksjonen vil også måtte tas med i vurderingen. Mottar man ingen særskilt kompensasjon, og man heller ikke har gitt en tydelig (skriftlig dokumenterbar) aksept, er det vanskelig å se at stedfortrederfunksjonen kan sies å være etablert korrekt.

Er du usikker, ta kontakt med oss på bistand@farmaceutene.no