Personvernerklæring

Denne personvernerklæringen omhandler hvordan Farmaceutene innhenter informasjon fra bruk av nettsidene våre. Personvernerklæringen omhandler også behandling av personopplysninger vi innhenter eller mottar fra våre medlemmer og andre som er i kontakt med foreningen.

Personvernerklæringen inneholder opplysninger om dine rettigheter etter personopplysningsloven og personvernforordningen. Dette inkluderer informasjon om dine rettigheter som registrert (personvernforordningen artikkel 15-22 og 34), samt våre plikter etter personvernforordningen (artikkel 13 og 14).

I tillegg til personvernerklæringen har foreningen rutiner for behandling av personopplysninger, internkontroll for å sørge for at disse rutinene etterleves, samt rutiner for håndtering av eventuelle brudd på personverndirektivet og personopplysningsloven.

Behandlingsansvarlig

Generalsekretær er på vegne av Norges Farmaceutiske Forening (Farmaceutene) behandlingsansvarlig for innsamling, lagring og bruk av alle personopplysninger vi samler inn gjennom nettsidene eller mottar på annen måte.

Hva er formålet?

Formålet med innhenting av informasjon om besøk fra nettsiden er for å kunne analysere informasjonen, slik at vi kan forbedre besøkendes opplevelse av nettsiden og utarbeide statistikk som brukes for å forbedre og videreutvikle informasjonstilbudet på nettsiden vår.

Formålet med behandling av andre opplysninger er å gjøre det mulig for Farmaceutene å ivareta sine medlemmers lønns- og arbeidsvilkår og sosiale kår, virke for fagets utvikling, arbeide for høy faglig og yrkesetisk standard blant medlemmene, arrangere kurs og møter, og ellers utføre oppgaver som faller naturlig inn under Farmaceutenes berettigede fagforeningsaktiviteter. Formålet er videre å oppfylle avtalen inngått mellom Farmaceutene og det enkelte medlem.

Personopplysninger fra Min Side

Farmaceutene har opprettet en nettside hvor medlemmene kan logge inn (Min Side), på www.farmaceutenene.no. Som medlem oppgir du frivillig opplysninger om navn, fødselsdato, personnummer, kjønn, adresse, postnummer, land, helsepersonellnummer, hvordan du ønsker å bli trukket for kontingent, mobilnummer, e-post, arbeidssted, arbeidsgiver, FEVU-opplysninger, tillitsvalgtverv og andre verv og utdanning. Disse opplysningene gir grunnlag for å behandle opplysninger om innmeldingsdato, betaling av kontingent med tilhørende rett til medlemskap, fagforeningsmedlemskap, medlemsnummer m.m.

Farmaceutenes grunnlag for å innhente, registrere og behandle disse personopplysningene følger av personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 b), f) og 9 nr. 2 d). Disse bestemmelsene gir foreningen adgang til å behandle sensitive personopplysninger som er nødvendig for å oppfylle en avtale med den registrerte og/eller dersom behandlingen er knyttet til en berettiget interesse, samt at behandlingen er av fagforeningsmessig art og faller inn under foreningens berettigede aktiviteter.

Farmaceutene drifter Min Side, men har et samarbeid med Teamdata om utvikling av blant annet Min Side. Farmaceutene har databehandleravtale med Teamdata.

Ved pålogging på Min Side henter nettsiden ut personopplysninger lagret om medlemmet i medlemssystemet. Dette er opplysninger medlemmet frivillig har gitt fra seg ved innmelding i Farmaceutene.

Opplysninger på Min Side vil være tilgjengelig for deg, dine eventuelle plasstillitsvalgte, hovedtillitsvalgt/foretakstillitsvalgt, samt ansatte i Farmaceutenes sekretariat som har behov for medlemsopplysninger. Bruken og tilgang til slike opplysninger reguleres av interne rutiner.

Henvendelser fra www.farmaceutene.no

Medlemmer og andre kan sende henvendelser knyttet til medlemskapet, herunder forespørsel om juridisk bistand, ved å bruke skjemaet «Kontakt oss» på våre nettsider. Disse henvendelsen blir sendt til en felles e-postadresse, som til enhver tid er tilgjengelig for sekretariatets ansatte med sekretæroppgaver. Henvendelsene videresendes per e-post til andre ansatte ved behov.

Farmaceutenes grunnlag for å behandle slike opplysninger følger av personvernforordningen artikkel 6 nr.  a) b) og/eller f), samt 9 nr. 2 d).

Henvendelsene blir besvart per e-post eller på telefonnummer som oppgis i henvendelsen eller er registrert i vårt medlemssystem. Vi gjør oppmerksom på at bruk av slikt skjema og e-post har informasjonssikkerhetsmessige svakheter, og det vil alltid foreligge en risiko for at opplysninger kommer på avveie.

Henvendelser fra skjemaet blir lagret på lokal server ved behov. Se nærmere om dette under overskriften «Saksbehandling og lagring av opplysninger».

Henvendelser fra e-post og telefon

Farmaceutene benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet for å oppfylle avtalen med medlemmene, og for å utføre oppgaver av fagforeningsmessig art som faller inn under våre berettigede aktiviteter. Dette omfatter blant annet oppdatering av medlemsinformasjon, juridisk rådgivning, kurshenvendelser m.m. Generalsekretær har det daglige ansvaret for behandling av personopplysninger i denne sammenheng. Relevante opplysninger som fremkommer av telefonsamtaler og e-postutveksling som skjer som en del av saksbehandlingen arkiveres i tråd med Farmaceutenes rutiner.

Farmaceutenes ansatte bruker videre e-post og telefon i annen dialog med interne og eksterne personer og virksomheter. Den ansatte er selv ansvarlig for å slette opplysninger som ikke lenger er nødvendig å oppbevare i tråd med foreningens rutiner. Ved arbeidsforholdets opphør slettes epostkontoene til den ansatte, og relevant informasjon overføres til andre ansatte.

Farmaceutenes grunnlag for å behandle slike opplysninger følger av personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 a) b) og/eller f), samt 9 nr. 2 d).

Saksbehandling og lagring av opplysninger

Farmaceutene bruker Microsoft Outlook til alminnelig saksbehandling av henvendelser til medlemmer. Før, under eller etter behandling lagres nødvendige opplysninger på lokal server med tilgangsbegrensning. Lokal server driftes av IT-Norge. Opplysningene vil i noen tilfeller lagres på Dropbox. Farmaceutene har databehandleravtale med Dropbox og IT-Norge.

Saksbehandling og tilhørende lagring omfatter en rekke personopplysninger, herunder medlemsnummer, navn, fødselsdato, adresse, helsepersonellnummer, fasttelefon, mobiltelefon, e-post, betalingsopplysninger, innmeldingsdato, arbeidssted, fagforeningsmedlemskap (indirekte), verv, medlemskap i ulykkesforsikring, andre opplysninger som fremgår av inngående korrespondanse m.m.

Grunnlaget for denne behandlingen følger av personvernforordningens artikkel 6 nr. 1 a), b) og f), samt 9 nr. 2 d).

Nettkurs for tillitsvalgte

Farmaceutene tilbyr opplæring av tillitsvalgte gjennom nettkurs. I denne sammenheng innhenter vi informasjon om navn, mobil, e-post og arbeidssted. Grunnlaget for behandlingen er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 a), b) og/eller f), samt artikkel 9 nr. 1 d).

Informasjon om besøk på nettsiden m.m.

Farmaceutene samler inn opplysninger om besøkende på farmaceutene.no. Formålet med dette er å utarbeide statistikk som vi bruker for å forbedre og videreutvikle informasjonstilbudet på nettstedet vårt. Eksempler på hva statistikken gir oss svar på er; hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes.

Vi bruker analyseverktøyet Google Analytics på vårt nettsted for å samle inn statistikken. Dette gjøres via Google Tag Manager. Google Analytics anonymiserer IP-adressen slik at man, heller ikke ved hjelp av tilleggsinformasjon fra internettleverandør, kan avsløre identiteten til den registrerte.

Vi respekterer også innstillinger for ”Do Not Track” i brukerens nettleser (gjelder headerne X-Do-Not-Track og DNT). Funksjonen for Do Not Track er inkludert i de fleste nye nettlesere. Den kan alternativt legges inn av brukeren selv.

Informasjonskapsler

Dette nettstedet bruker informasjonskapsler til å innhente ikke-personlig informasjon fra online besøkende for å forbedre deres online opplevelse og tilrettelegge besøket deres på nettstedet. Informasjonskapsler er små filer som blir lagret på datamaskinens harddisk. Nettsteder kan bruke informasjonskapsler for å gjenkjenne gjentatte besøkende og spore bruksatferd og samle sammenlagte data som muliggjør forbedring av innholdet.

Hvis en besøkende ikke ønsker at informasjon blir samlet inn gjennom bruk av informasjonskapsler, tillater de fleste nettlesere at brukeren avviser informasjonskapsler.

Videresalg av informasjon

Farmaceutene videreselger under ingen omstendigheter informasjon og/eller e-postadresser samlet inn via www.farmaceutene.no.

Spørreundersøkelser

Farmaceutene bruker Questback som verktøy ved gjennomføring av spørreundersøkelser og gjennomføring av enkelte valg i foreningen. Ved utsending av spørreundersøkelser vil vi alltid informere om formålet med undersøkelse, hva opplysningene vil brukes til, og hvordan disse blir behandlet. Grunnlaget for slik behandling følger av personverndirektivet artikkel 6 nr. 1 b) og f), samt artikkel 9 nr.  d).

Farmaceutene har inngått databehandleravtale med Questback.

Kamera i porttelefon

Ved inngangspartiet på gateplan hos Farmaceutene er det montert et kamera som aktiveres når man ringer på dørklokka. Bildet av inngangspartiet vises i sanntid og har ikke opptaksmulighet.

Utlevering av personopplysninger til tredjeparter

Farmaceutene deltar i en rekke sammenslutninger med samarbeidende fagforeninger, og må i forbindelse med konfliktberedskap overføre personopplysninger inn i felles konflikthåndteringsløsning. Grunnlaget for slik behandling følger av personverndirektivet artikkel 6 nr. 1 b) og f), samt artikkel 9 nr. 1 b)

I forbindelse med tarifforhandlinger kan det være nødvendig å sende liste over medlemsliste til arbeidsgiver. Disse listene omfatter kun ansatte hos nevnte arbeidsgiver. Dette er nødvendig for å sikre at alle våre medlemmer ivaretas i tariffoppgjøret. Grunnlag for denne handlingen finnes i personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 b) og f), samt 9 nr. 1 b).

Farmaceutene overfører opplysninger til skattemyndighetene i forbindelse med innberetning av innbetalt kontingent som kan gi skattefradrag for våre medlemmer. Denne innberetningen har rettslig grunnlag i skattelovgivningen.

Selskaper vi har databehandleravtaler med vil også ha begrenset tilgang til personopplysninger. Dette omfatter blant annet IT-support, leverandør av nettsider og leverandør av medlemssystemet. Databehandleravtalene gir nærmere bestemmelser om hvilke personopplysninger de behandler.

Utover dette vil Farmaceutene aldri dele opplysninger uten at det innhentes uttrykkelig samtykke, med mindre delingen er tillatt etter personvernlovgivningen.

Opplysninger om ansatte

Farmaceutene behandler personopplysninger knyttet til sine ansatte av administrative formål. Dette er nødvendig for å administrere lønn og personalansvar. Rettslig grunnlag følger av personopplysningsloven § 8 a (1) og § 8 a) og f), samt § 9 a), b) og f). Generalsekretær har det overordnede ansvaret for dette, med mindre oppgavene er delegert til andre ansatte i sekretariatet. Det registreres nødvendige opplysninger for utbetaling av lønn, for eksempel grunndata, lønnsnivå, tidsregistrering, skatteprosent, skattekommune og fagforeningstilhørighet. Andre opplysninger om ansatte er knyttet til vedkommende arbeidsinstruks og tilrettelegging av de ansattes arbeid.

Jobbsøknader blir lagret i Farmaceutenes arkiver. Disse blir lagret på papir og/eller elektronisk i ca. ett år før de makuleres eller slettes. Jobbsøknader fra tidligere og nåværende ansatte blir imidlertid oppbevart i vårt arkivsystem, vil oppbevares så lenge Farmaceutene har behov for dette og har adgang etter lov.

Ivaretakelse av den registrertes rettigheter

Rett til innsyn

Alle medlemmer, kursdeltakere, ansatte eller andre som er registrert i våre systemer, har rett på grunnleggende informasjon om behandlinger av personopplysninger i om seg selv i Farmaceutene. Dette følger av personvernforordningen artikkel 15. For å få innsyn og nærmere informasjon om dine personopplysninger og vår behandling av dette, kan du henvende deg til bistand@farmaceutene.no

Korrigering av personopplysninger

Alle medlemmer, kursdeltakere, ansatte eller andre som er registrert i våre systemer, har etter personvernforordningen artikkel 16 og 19 rett til å be om at uriktige eller ufullstendige opplysninger vi har lagret om den registrerte korrigeres. Henvendelser om dette kan rettes til bistand@farmaceutene.no.

Sletting

Etter personvernforordningen artikkel 17, 18, 19 og 21 kan registrerte kreve personopplysninger slettet. Disse bestemmelsene innebærer videre at Farmaceutene ikke kan lagre opplysninger lenger enn behandlingsformålet tilsier. Farmaceutene har egne interne rutiner for sletting av personopplysninger, for å oppfylle kravene etter personvernforordningen. Som hovedregel vil vi oppbevare personopplysninger i ett år, med mindre det fremdeles er behov for opplysningene. Dersom du ønsker at vi sletter dine personopplysninger, kan du henvende deg til bistand@farmaceutene.no.

Krav til dataportabilitet

Etter personvernforordningen artikkel 20 har de registrerte krav på å få overført personopplysningene vi besitter til en annen behandlingsansvarlig. Dersom du ønsker dette kan du henvende deg til bistand@farmaceutene.no.

Trekke tilbake samtykker

Dersom Farmaceutene foretar en behandling du har samtykket til, kan du til enhver tid trekke samtykket tilbake. Henvendelser om dette kan rettes til bistand@farmaceutene.no.

Klage til Datatilsynet

Enhver som mener Farmaceutene bryter personvernforordningen eller personopplysningsloven har rett til å klage til Datatilsynet. Kontaktinformasjon finner man på www.datatilsynet.no.

Behandling av krav fra den registrerte

Krav om innsyn, korrigering, sletting, dataportabilitet og tilbaketrekking av samtykke skal besvares kostnadsfritt og senest innen 30 kalenderdager.

Personvernombud

Farmaceutene har valgt å utpeke personvernombud etter personvernforordningen artikkel 37. Personvernombudet er virksomhetens personvernekspert, og et bindeledd mellom ledelsen, de registrerte og datatilsynet. Farmaceutenes personvernombud kan kontaktes på personvernombud@farmaceutene.no.