Omstilling og nedbemanning

startup-594090.jpg
Pixabay: startup-594090.jpg

Omstilling og nedbemanning

Det er lovbestemte krav til prosess når man skal omstille/nedbemanne.

I norsk arbeidsrett er det et grunnleggende krav at alle oppsigelser og vesentlige endringer i et arbeidsforhold skal være saklig begrunnet. Det er også et krav etter arbeidsmiljøloven at tillitsvalgt skal involveres i prosessene. Overenskomstene/tariffavtalene gir nærmere bestemmelser om dette, men gjennomgående skal involvering skje så tidlig som mulig i prosessen. I store virksomheter/kjeder skal Hovedtillitsvalgt/Foretakstillitsvalgt alltid informeres først. (En versjon av artikkelen sto først på trykk i NFT 7/2018).

Dersom du hører rykter/får informasjon om mulig omstilling/nedbemanning på din arbeidsplass, ta omgående kontakt med Hovedtillitsvalgt/Foretakstillitsvalgt, og send en epost til bistand@farmaceutene.no 

Overenskomsten for Virke apotek regulerer denne prosessen i bilag D.

Jo tidligere de sentrale tillitsvalgte og sekretariatet blir kjent med situasjonen, jo større sannsynlighet for en god prosess.

Grunnleggende krav om saklighet

I norsk arbeidsrett stilles det et grunnleggende krav om at alle oppsigelser og vesentlige endringer i et arbeidsforhold skal være saklig begrunnet. Kravet til saklighet gjelder selvfølgelig også i nedbemanningssituasjoner, og det vil gjelde alle faser av nedbemanningen.

Det vil si at arbeidsgiver må opptre saklig og dokumentere dette fra første stund i nedbemanningsprosessen, slik at det er etterprøvbart at prosessen faktisk gikk riktig og saklig for seg.

Drøfte med tillitsvalgte på et tidligst mulig tidspunkt

Drøftelser med de tillitsvalgte skal gjennomføres så tidlig som mulig i en potensiell nedbemanningssituasjon. Arbeidsretten har flere ganger påpekt at begrepet «så tidlig som mulig» skal forstås strengt. At de tillitsvalgte skal involveres følger både av arbeidsmiljøloven og av hovedavtalene i det organiserte arbeidslivet.

Tillitsvalgtbegrepet forstås vidt og arbeidsgiver må drøfte med representanter for de berørte arbeidstakerne. Dersom noen av våre medlemmer blir berørt, indirekte eller direkte av en nedbemanning, skal arbeidsgiver drøfte med våre tillitsvalgte. Dersom prosessen kjøres helt eller delvis sentralt skal de hovedtillitsvalgte bli involvert.  

På alle tidspunkt beskrevet nedenfor i artikkelen skal de tillitsvalgte involveres, i tråd med lov og avtale. De tillitsvalgte skal på banen før viktige avgjørelser fattes, slik at de ansattes meninger og anførsler blir hørt og at all kunnskapen og erfaringen de tillitsvalgte sitter med utnyttes.

Når det har vært gjennomført drøftelse med de tillitsvalgte skal det utarbeides en protokoll fra drøftelsene. Dersom arbeidsgiver ikke tar hensyn til de tillitsvalgtes anførsler skal de begrunne sitt syn, og dette skal fremkomme i protokollen. De ansatte, gjennom sine tillitsvalgte, har ikke en rett til å bestemme, men en rett til å bli hørt.

Etter avgjørelse i EU-domstolen er det klart at dersom plikten til å gjennomføre drøftelser ikke er overholdt kan ikke arbeidsgiver effektuere eventuelle oppsigelser. Da må man «starte på nytt». Det er derfor best for alle parter at dette gjøres skikkelig fra start for å unngå en unødvendig lang prosess.

Når foreligger det saklig grunn til å nedbemanne?

Det må foreligger saklig grunn for nedbemanningen, men svært kort oppsummert; det er tillatt for arbeidsgiver å starte en nedbemanningsprosess også i en bedrift som går i pluss. Arbeidsgiver har stor frihet til å lede og organisere, og ønsker om å rasjonalisere og skjerpe konkurransedyktigheten anses som saklige grunner til å starte en nedbemanningsprosess. Men det må foreligge en reell nedbemanningssituasjon. Dersom nedbemanningen er en ren skinnprosess for «å kvitte seg med en brysom ansatt», er det ikke saklig, og vil heller ikke stå seg rettslig.

Før endelig avgjørelse om nedbemanning fattes skal det gjennomføres drøftelser med de tillitsvalgte.

Sluttpakker eller oppsigelser?

I forbindelse med prosesser der arbeidsgiver finner at de har for mange ansatte kan det være aktuelt å undersøke om det finnes ansatte som kunne tenkte seg å si opp selv, dersom de får en såkalt sluttpakke.

Dersom tilstrekkelig med personell aksepterer sluttpakker, og dermed avtaler at de selv skal si opp mot vederlag, kan man avslutte prosessen og unngå en krevende, ufrivillig nedbemanning. Det er arbeidsgiver som finner ut av om de ønsker å tilby ansatte sluttpakker, men hvordan tilbudet skal fremsettes og etter hvilke prinsippet og vilkår prosessen skal skjer, bør drøftes med de tillitsvalgte.

Ansatte over 50 år bør undersøke nøye hva slags konsekvenser en sluttpakke vil få for AFP-ordning og pensjon, før de godtar et tilbud om dette. Det er en del fallgruver og store langsiktige tap kan bli en realitet i enkelte situasjoner.  

Utvelgelsen av hvem som skal sies opp

Dersom man kommer frem til at det er behov for å nedbemanne må arbeidsgiver finne ut av hvem dette skal være gjennom en saklig saksbehandling. Det er ikke slik at arbeidsgiver kan si opp den som tilfeldigvis har den overflødige stillingen, det må foretas en saklig utvelgelse.

For å finne ut hvem som skal nedbemannes må arbeidsgiver først finne ut hvem som i det hele tatt skal være med i vurdering, såkalt utvelgelseskrets. Videre må de finne ut hvilke kriterier de man ser på skal vurderes etter og til sist må de vurdere sakligheten av den enkelte oppsigelse.

  • Hvilke grupper som skal vurderes, utvelgelseskretsen
  • Hvilke forhold som skal vektlegges når man avklarer hvem som skal sies opp, utvelgelseskriteriene
  • Sakligheten av den enkelte oppsigelse, individuell saklighet

Utvelgelseskrets

Det rettslige utgangspunktet er klart: Alle de ansatte i virksomheten skal vurderes.

Dersom man ønsker å begrense kretsen må det ha en saklig begrunnelse. Det er altså adgang til å gjøre en saklig innsnevring av kretsen, og se på et mindre utvalg. Her er det ingen eksplisitt regulering i lov eller avtale, men i rettspraksis har man lagt vekt på at det kan være saklig å innskrenke kretsen dersom det er praktiske problemer med å bruke hele virksomheten som krets. For eksempel dersom selskapet er veldig stort, eller geografisk avstand mellom enheter i selskapet gjør det uhensiktsmessig å vurdere det samlet.

Som eksempel kan det være saklig i kjedeapotek å begrense kretsen fra hele virksomheten.  En saklig krets kan da for eksempel være de apotek i samme kjede som er innenfor dagpendleravstand fra der man har identifisert den overflødige stillingen.

Hva som skal være utvelgelseskrets skal avklares i en prosess der de ansatte gjennom sine tillitsvalgte får si sin mening før avgjørelse om dette fattes. I rettspraksis har det vært lagt stor vekt på enighet mellom arbeidsgiver og tillitsvalgte om krets, i vurderingen av om begrensingen er saklig. 

Utvelgelseskriterier

Utvalgskriteriteriene er de kriteriene de personene som er i utvalgskretsen skal vurderes opp imot, slik at man får en rangert liste over hvem som skal sies opp. Det er kun personene innenfor utvalgskretsen som skal vurderes opp i mot kriteriene. Kriteriene må være saklig og ikke-diskriminerende.

Arbeidsmiljøloven oppstiller ikke en liste over utvelgelseskriterier, men blant annet i rettspraksis legges det opp til at kriteriene skal bestemmes i samarbeid med de tillitsvalgte. De sentrale kriteriene som bør ha vært oppe til drøftelse med de tillitsvalgte er:

  • Ansiennitet
  • Kompetanse (formell og reell)
  • Sosiale forhold

Det skal legges vekt på lang ansettelsestid etter norsk rett, men det skal gjøres en samlet vurdering av de kriteriene man kommer frem til. Vekten av ansiennitet vil bero på en totalbedømmelse av de relevante forhold. Dersom ansiennitet er behandlet i tariffavtalene vil arbeidsgiver være bundet til bestemmelsen, og arbeidsgiver uten tariffbinding står da noe friere i vektingen.

Domstolene har i flere saker uttalt at de vil være varsomme med å overprøve enighet mellom arbeidsgiver og de tillitsvalgte. Arbeidsretten er et område hvor partautonomien er stor. Dette understreker igjen vekten og viktigheten av at de tillitsvalgte er med på nedbemanningsprosessen og da særlig utvalgskriteriene.   

Kompetanse er utvilsomt et saklig hensyn i en nedbemanningsprosess. Arbeidsgiver kan legge betydelig vekt på kompetanse, herunder kvalifikasjoner, erfaring og anvendelighet/egnethet. Arbeidsgiver må analysere hvilke kompetansebehov det vil være bruk for i organisasjonen etter nedbemanningen. I drøftelsen med de tillitsvalgte kreves det at også de underliggende kriteriene som ønskes brukt drøftes, og at man ikke kun finner frem til sekkekategorien kompetanse.

Etter rettspraksis er det særlig viktig at kompetansevurderingen er etterprøvbar og dokumentert. Dersom arbeidsgiver vil benytte subjektive kriterier, så som egnethet, vil det kreves enda mer av saksbehandlingen og etterprøvbarheten og subjektive kriterier bør benyttes med varsomhet og helst som supplement til objektive kriterier.

Alternative jobbmuligheter, forsørgeransvar, gjeldsbyrde, sykdom, yrkesskade, alder og miste oppholdstillatelse er eksempler på sosiale hensyn en arbeidsgiver kan legge saklig vekt på i en utvelgelsessituasjon. Det er klart at sosiale hensyn kan benyttes som argument både for å unnlate å si noen opp, men også som begrunnelse for å si opp noen fordi man ønsker å skåne noen andre på bakgrunn av sosiale hensyn.

Merk at utvalgskriteriene både skal drøftes med de tillitsvalgte, og med den enkelte i de individuelle drøftelsene. Utvelgelseskriteriene vil ofte være et av de mest sentrale kriteriene som skal drøftes med de tillitsvalgte.

Individuelle drøftelser

Etter at det er foretatt kollektive drøftelser med de tillitsvalgte skal arbeidsgiver gjennomføre drøftingsmøter med de ansatte som ligger an til å motta en oppsigelse. Dette er for å gi mulighet til å komme med innspill knyttet til det faktiske grunnlaget for oppsigelsen.

Den enkelte ansatte innkalles til drøftingsmøte og det skal svært gode grunner til dersom den ansatte ikke skal få ta med seg en tillitsvalgt eller en annen person til møtet. Det betyr at det må gis et rimelig varsel slik at den enkelte rekker å forberede seg, og få med seg noen.

På møtet skal arbeidsgivers grunnlag og begrunnelsen for utvelgelsen gjennomgås og diskuteres, og dersom det eksempelvis er sosiale forhold ved den ansatte som arbeidsgiver ikke har vært kjent med, kan det presenteres. Den ansatte må få mulighet til å komme med korrigeringer og suppleringer av opplysningene som ligger til grunn for vurderingen av den enkelte ansatte. Grunnlaget for oppsigelsen og utvelgelsen mellom flere ansatte skal drøftes og resultatet av utvelgelsesprosessen skal også drøftes.

Beslutning om oppsigelse

Først etter det individuelle drøftingsmøtet vil arbeidsgiver formelt sett kunne fatte en beslutning om oppsigelse. Når beslutningen er fattet skal den ansatte varsles skriftlig. Enten ved personlig overlevering av oppsigelsen, eller gjennom rekommandert forsending.

Dersom man blir sagt opp gjelder den vanlige oppsigelsesfristen.

Annet passende arbeid

Selv om det prosessuelle omkring utvelgelsen er i tråd med over, vil ikke prosessen være saklig dersom arbeidsgiver har annet passende arbeid og unnlater å tilby dette til arbeidstakere som etter en gjennomført utvelgelsesprosess står i fare for å bli sagt opp. Også arbeidsoppgaver som kommer til å bli ledige innen et rimelig tidsperspektiv skal tilbys.

Hva som ligger i annet «passende arbeid» er en skjønnsmessig vurdering i det enkelte tilfellet, men arbeidsgiver må legge en vid vurdering til grunn. Utgangspunktet må være at arbeidet som tilbys, skal være så likt arbeidstakerens opprinnelige vilkår og stillingsinnhold som mulig. Men dersom arbeidsgiver ikke har behov for en slik stilling, rommer plikten også å tilby stillinger med dårligere vilkår, eller stillinger som innebærer en forfremmelse dersom den overtallige er kvalifisert for stillingen.

Selv om man aksepterer tilbud om annet arbeid vil man kunne ta inn et forbehold i aksepten om at man vil reise søksmål for å avklare om tilbudet er «passende arbeid» i tråd med loven, eller om oppsigelsen er usaklig.

Merk at en usaklig utvelgelse og prosess for å finne den som skal sies opp ikke vil «repareres» av at arbeidsgiver i etterkant tilbyr «passende arbeid».  

Fortrinnsrett

Den som er blir sagt opp i en nedbemanningsprosess har fortrinnsrett til nye stillinger i virksomheten i ett år fra oppsigelsesfristens utløp. Et vilkår for fortrinnsrett er at den enkelte har vært ansatt i til sammen minst 12 måneder de siste to årene.

Dersom den ansatte får et tilbud om passende stilling og ikke aksepterer tilbudet innen 14 dager bortfaller fortrinnsretten. Hvis det er flere som har fortrinnsrett skal man benytte samme utvelgelsesprosess som ved en nedbemanning. 

Beskjed om nedbemanning

Er du plass-tillitsvalgt og blir bedt om å bidra i en nedbemanningssituasjon, ta kontakt umiddelbart med din hovedtillitsvalgt eller sekretariatet i Farmaceutene på bistand@farmaceutene.no slik at vi får bistått deg.

Denne artikkelen supplerer en tidligere artikkel fra 2015.