Hva sier regelverket?

Apotekforskriften § 16 slår fast at når apotekeren ikke er til stede, skal apotekets daglige drift overlates til en stedfortreder med utdanning som nevnt i apotekloven § 4-1 første ledd. Stedfortrederen skal ha de nødvendige fullmakter til å ivareta sine oppgaver, og apotekeren skal sørge for at hele personalet er informert om hvem som til enhver tid virker som stedfortreder.

Kravet gjelder med andre ord én navngitt, fast stedfortreder – ikke en roterende ordning eller en løsning som avklares fra gang til gang. Siden apotekeren sjelden kan være til stede hele åpningstiden vil stedfortreder i praksis fylle en viktig og regelmessig funksjon i apoteket. I større apotek, med lengre åpningstider, kan det være nødvendig med mer enn én stedfortreder, for å oppfylle forskriftens krav.

Hva innebærer rollen?

I daglig drift, med tilstedeværende apoteker, vil en stedfortreder ikke nødvendigvis merke særlig til rollen. Når apotekeren derimot er fraværende – for eksempel på ferie, ved sykdom eller annet fravær – fylles rollen umiddelbart med oppgaver og ansvar. Stedfortrederen vil da overta det daglige driftsansvaret for apoteket: å sikre forsvarlig legemiddelhåndtering, ivareta personalledelse, treffe løpende faglige og administrative beslutninger, og sørge for at virksomheten drives i samsvar med gjeldende regelverk.

Stedfortrederrollen medfører et betydelig ansvar, og det er ikke uten videre en naturlig forlengelse av de ordinære arbeidsoppgavene til en farmasøyt. Dette må imidlertid vurderes konkret i det enkelte arbeidsforhold.

Styringsretten og dens grenser

Arbeidsgivers styringsrett er retten til å organisere, lede, fordele og kontrollere arbeidet, innenfor de rammer som følger av arbeidsavtalen, tariffavtaler og lovgivning. Styringsretten er et ulovfestet prinsipp som stadig utvikles gjennom rettspraksis, blant annet i Høyesteretts avgjørelse i Rt. 2000 s. 1602 (Nøkk-dommen), der det slås fast at arbeidsgiveren «innenfor rammen av det arbeidsforhold som er inngått» kan foreta endringer i den ansattes arbeidsoppgaver.

Styringsretten er imidlertid ikke ubegrenset. Den begrenses av:

  • Innholdet i arbeidsavtalen, herunder stillingsbeskrivelsen og eventuell utlysningstekst for stillingen.
  • Muntlige avtaler/avklaringer mellom arbeidsgiver og arbeidstaker er også del av avtalereguleringen rundt arbeidsforholdet. Av hensyn til dokumentasjon oppfordrer vi våre medlemmer til å oppsummere muntlige konklusjoner i epost til arbeidsgiver, så raskt som mulig etter samtalens avslutning.
  • Kollektive avtaler som overenskomster, særavtaler, tariffavtaler og protokoller
  • Arbeidsmiljøloven og annet ufravikelig lovverk
  • Ulovfestede krav om saklighet og forsvarlig saksbehandling. Høyesterett presiserte i Rt. 2001 s. 418 (Kårstø-dommen) at utøvelsen av styringsretten må bygge på et forsvarlig grunnlag, være saklig begrunnet og ikke innebære en uforholdsmessig belastning for den ansatte. Kravet til saklighet gjelder altså også innenfor styringsrettens grenser – det er ikke nok at endringen er innenfor det arbeidsavtalen formelt tillater.

Er utpeking av fast stedfortreder innenfor styringsretten?

Dette beror på en konkret vurdering av hva som er avtalt mellom arbeidstaker og arbeidsgiver. Dersom farmasøyten er ansatt i en ren farmasøytstilling, og arbeidsavtalen ikke omtaler stedfortrederansvar, er det Farmaceutenes vurdering at utpeking som fast stedfortreder som utgangspunkt ikke kan skje ensidig med hjemmel i styringsretten alene. Dersom utpekingen faller utenfor styringsretten, må arbeidsgiver gå veien om endringsoppsigelse for å kunne pålegge dette.

Begrunnelsen er at rollen, selv om den ikke nødvendigvis vil medføre økt ansvar i arbeidshverdagen, nødvendigvis vil innebære at stedfortreder i større grad enn andre kollegaer må legge inn en innsats for å lære seg administrative systemer, og holde seg oppdatert på prosedyrer og rutiner, slik at rollen kan ivaretas forsvarlig når apoteker er fraværende. Å utøve funksjonen innebærer et selvstendig og ansvarsfullt oppdrag som kvalitativt skiller seg fra det å utføre farmasøytfaglige arbeidsoppgaver under apotekerens ledelse. Når rollen utløses, endres arbeidsoppgavene og ansvaret vesentlig for den perioden vedkommende fungerer som stedfortreder.

Dersom adgangen til å utnevne stedfortreder følger av avtale, eller det å pålegge funksjonen anses for å være innenfor styringsretten, stilles det likevel krav om saklig begrunnelse og en forsvarlig prosess som grunnlag for arbeidsgivers beslutning.

Når kreves endringsoppsigelse?

En endringsoppsigelse er en oppsigelse av det eksisterende arbeidsforholdet, kombinert med et tilbud om ny stilling eller endrede betingelser. Denne mekanismen benyttes når arbeidsgiver ønsker å gjøre endringer i arbeidsforholdet som ikke kan gjennomføres innenfor styringsretten, men der arbeidsgiver likevel ønsker å videreføre arbeidsforholdet.

Farmaceutenes standpunkt er at arbeidsgiver i de fleste tilfeller trolig vil måtte gå veien om en endringsoppsigelse, dersom en farmasøyt, mot sin vilje, skal pålegges å være stedfortreder. Endringsoppsigelse krever saklig grunn etter arbeidsmiljøloven § 15-7, og man har rett til å fortsette i opprinnelig stilling ut oppsigelsestiden.

Farmasøyter som mot sin vilje blir pålagt å være stedfortreder bør protestere, og sørge for at protesten dokumenteres gjennom en epost til apoteker/regionsjef.

Saklighetsvurderingen av behov og konsekvenser

Uavhengig av om vi befinner oss i styringsrettens eller endringsoppsigelsens terreng, må det foretas en saklighetsvurdering. Kjernen i denne vurderingen er en avveining mellom arbeidsgivers behov og konsekvensene for den ansatte.

Momenter som taler for saklighet:

  • Apoteket har et reelt og lovpålagt behov for en fast stedfortreder
  • Det er vanskelig å finne andre egnede kandidater
  • Den ansatte kompenseres rimelig for merbelastningen

Momenter som taler mot saklighet:

  • Den ansatte tilbys ingen kompensasjon, eller en kompensasjon som ikke står i forhold til ansvaret
  • Arbeidsgiver kan ikke dokumentere at det har vært vurdert om andre ansatte er mer egnet, og/eller er villig til å påta seg rollen
  • Rollen medfører en vesentlig utvidelse av ansvar og eksponering som ikke gjenspeiles i stillingsbeskrivelsen

Kompensasjon er et sentralt moment. Dersom farmasøyten tilbys en rimelig godtgjøring – lønnspåslag, tillegg ved utøvelse av rollen, eller andre goder – vil dette redusere belastningen og gjøre det lettere å anse pålegget som saklig*. Motsetningsvis vil et pålegg uten noen som helst kompensasjon lett fremstå som urimelig og dermed usaklig. Dette gjelder uavhengig av om vi vurderer det etter styringsrettens saklighetskrav eller etter oppsigelsesreglene.

* Gulating lagmannsrett skriver i LG-2017-079660 at "uttalelsen i Rt-2011-841 som sitert, ikke innebærer noen begrensning med hensyn til de allmenne saklighetsnormene også tilsier at det skal foretas en interesseavveining mellom arbeidsgiverens behov for å gjennomføre beslutningen, og arbeidstakers interesse i å motsette seg endringen." Farmaceutene tolker dette som at interesseavveiningen kan slå annerledes ut i situasjonen der farmasøyten vår en god kompensasjon for pålegget, enn i situasjonen der farmasøyten ikke får dette.

Vurdering av andre kandidater er en forutsetning. For at beslutningen om å pålegge en konkret farmasøyt å inneha rollen skal kunne anses saklig, må arbeidsgiver ha vurdert om det er andre egne kandidater blant det farmasøytiske personalet. Dersom arbeidsgiver ikke kan dokumentere at en slik vurdering er gjort, svekkes saklighetsbegrunnelsen betydelig.

Ulike situasjoner – en oversikt

Situasjon A: Arbeidsavtalen angir at du skal fungere som stedfortreder

Dersom arbeidsavtalen eksplisitt omtaler at skal eller må forvente å påta deg stedfortrederansvaret, vil utgangspunktet være at du har akseptert stedfortrederrollen. Arbeidsgiver kan da normalt kreve at du fungerer i rollen.

En forutsetning for å akseptere denne utvidelsen av arbeidsgivers styringsrett, er imidlertid at avtalen er konkret, saklig begrunnet og faktisk reflekterer stillingen farmasøyten går inn i. Dersom formuleringen er generell og standardisert, uten reell tilknytning til stillingen, vil formuleringen ha mindre vekt.  

Farmaceutene mener at generelle standardformuleringer om en hypotetisk fremtidig stedfortrederrolle ikke i seg selv gir adgang til å pålegge den enkelte farmasøyt et utvidet drifts- eller lederansvar. Dersom stedfortrederrollen skal være en del av stillingen, må dette være klart kommunisert til den ansatte allerede før arbeidskontrakten signeres, og det bør være reflektert i lønnsbetingelsene og arbeidsbetingelsene for øvrig. Et pålegg må uansett ligge innenfor arbeidsforholdets ramme og være saklig begrunnet.

En klausul om at arbeidstaker senere kan pålegges stedfortrederrolle kan være et moment ved fastleggelsen av arbeidsforholdets ramme. Dersom klausulen er en standardformulering uten konkret forankring i ansettelsesprosessen, er det gode holdepunkter for at den ikke alene kan gi arbeidsgiver en utvidet styringsrett. Det må foretas en konkret vurdering av om stedfortrederrollen ligger innenfor den aktuelle farmasøytstillingens grunnpreg. Kortvarig og sporadisk stedfortrederfunksjon kan lettere ligge innenfor styringsretten enn en fast, regelmessig eller ansvarstung stedfortrederfunksjon. Også kortvarig og sporadisk ivaretakelse av stedfortrederfunksjonen krever opplæring og systemtilganger. Det er likevel sli at jo hyppigere farmasøyten må utøve funksjonen, jo sterkere taler det for at et pålegg krever særskilt avtale eller endringsoppsigelse.

Vi har skrevet en utdypende artikkel om betydningen av slike generelle formuleringer. Artikkelen finner du her.

Situasjon B: Rollen er ikke nevnt i arbeidsavtalen, men farmasøyten har faktisk fungert som stedfortreder over tid

Her kan det argumenteres for at en praksis er etablert, og at dette er blitt en del av arbeidsforholdet. Det bør likevel undersøkes om farmasøyten har hatt reelt valg, og om praksisen er blitt kompensert. Uansett kan ikke arbeidsgiver påberope seg en slik praksis som grunnlag for å avvise krav om kompensasjon eller endrede betingelser.

Situasjon C: Rollen er ikke nevnt i arbeidsavtalen, og farmasøyten har ikke fungert som stedfortreder tidligere

Dette er den situasjonen der arbeidsgivers handlingsrom er mest begrenset. Farmaceutene mener at arbeidsgiver her som utgangspunkt ikke kan pålegge rollen innenfor styringsretten, og at det kreves endringsoppsigelse. Arbeidsgiver må i tillegg dokumentere at andre kandidater er vurdert, og må tilby rimelig kompensasjon for at en eventuell endringsoppsigelse skal anses saklig.

Flytskjema - en forenklet oversikt

Flytskjema

Avtalt rett til forhandling – Apotekoverenskomsten

Medlemmer i Virkeområdet, herunder medlemmer i Apotek 1 og Boots, har en tariffestet rett til forhandling om lønnstillegg i grunnlønn, jf. overenskomstens § 5-2-2. Farmaceutene er av en den klare oppfatning at dette skal forstås som at du skal ha et løpende lønnstillegg, som du får utbetalt uavhengig av hvor hyppig eller hvor lange perioder du fungerer som stedfortreder. Nærmere informasjon om bestemmelsen finner du i denne artikkelen.

Våre råd til deg

Dersom arbeidsgiver ber deg om å påta deg rollen som fast stedfortreder, og dette ikke allerede er avtalt (se situasjon A ovenfor), anbefaler Farmaceutene at du gjør følgende:

Vurder situasjonen din. Ønsker du i det hele tatt å påta deg rollen? Det er legitimt å si nei, og du har arbeidsrettslig vern mot et ensidig pålegg dersom rollen ikke er en del av din stillingsbeskrivelse. Hvis du motsetter deg rollen, dokumenter det i epost til arbeidsgiver.

Krev en forhandling. Dersom du er villig til å vurdere rollen, skal du ikke akseptere den uten å forhandle om betingelsene. Krev et møte med arbeidsgiver der kompensasjon, ansvarsfordeling, opplæring, fullmakter, systemtilganger og andre praktiske rammer drøftes eksplisitt. Ta med tillitsvalgt i møtet.

Be om skriftlighet. Be arbeidsgiver bekrefte skriftlig hva rollen innebærer, hvilke fullmakter du tildeles, og hva kompensasjonen er. Ikke aksepter muntlige avtaler.

Undersøk om andre er blitt vurdert. Spør arbeidsgiver om hvem som ellers er vurdert for rollen, og hvorfor valget falt på deg. Dette er relevant for saklighetsvurderingen dersom saken skulle eskalere.

Ta kontakt med Farmaceutene. Dersom arbeidsgiver insisterer på at du påtar deg rollen uten rimelig kompensasjon, protester skriftlig, og ta kontakt med Farmaceutene for individuell bistand.

Mottar du en endringsoppsigelse, bør du kontakte Farmaceutene omgående, da det i oppsigelsessaker løper frister.

Oppsummering

Apoteket er lovpålagt å ha en fast stedfortreder, men dette gir ikke arbeidsgiver en fri adgang til å pålegge en hvilken som helst farmasøyt denne rollen. Styringsretten har grenser, og utøvelsen av den stiller krav om saklighet. Dette betyr at arbeidsgiver må gå til endringsoppsigelse, men mindre man oppnår enighet om en avtale med farmasøyten. Dersom arbeidsgiver må gå veien om endringsoppsigelse, mener Farmaceutene at dette kun være saklig dersom arbeidsgiver har vurdert alternative kandidater og tilbyr rimelig kompensasjon. Det viktigste rådet til deg som farmasøyt er å ikke la deg presse inn i rollen uten en reell forhandling og avklaring av betingelsene.