Det er viktig at bedriftsgruppestyret i forkant av kjente møter med arbeidsgiver har mulighet til å diskutere temaene som står på agendaen. Der det er faste planlagte møtepunkter med arbeidsgiver, anbefaler Farmaceutene at det planlegges formøter.

Avhengig av størrelsen på virksomheten vil det også kunne være aktuelt å ha formøter som inkluderer flere enn selve styret, eksempelvis at foretakstillitsvalgte i sykehusapotekforetak også involverer de respektive sykehusapotektillitsvalgte, eller at hovedtillitsvalgte i apotekkjedene involverer regiontillitsvalgte.

I møteplanen bør det også legges opp til minst ett medlemsmøte pr halvår.

Alle verv har en løpetid på to år, og det innebærer at det kan legges en plan for hele perioden – selv om den vil måtte justeres ut fra møtefrekvens med arbeidsgiver, og forhandlingsløpene. Et særlig viktig punkt vil være valgprosessen snaut to år frem i tid.